Выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов

Административный регламент

предоставления  муниципальной услуги по выдаче

архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов.

  1. Общие положения.

 

1.1. Административный регламент предоставления  муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов (далее – Административный регламент) устанавливает и порядок предоставления муниципальной  услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов (далее – муниципальная услуга).

1.2. Предоставление муниципальной  услуги осуществляется в соответствии с:

— Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» (далее – Федеральный закон №125-ФЗ);

— Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Федеральный закон №59-ФЗ);

— Федеральным законом от  27.07.2006  №149-ФЗ  «Об информации,  информационных  технологиях  и  о защите информации» (далее – Федеральный закон №149-ФЗ);

— Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования    документов  Архивного  фонда  Российской  Федерации     и других  архивных  документов  в   государственных  и  муниципальных  архивах,    музеях    и    библиотеках,  организациях    Российской академии наук, утвержденными приказом  Министерства  культуры  и  массовых  коммуникаций   Российской Федерации    от  18.01.2007  №19  «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»   (далее – Правила);

— Законом Республики Дагестан от 11.04.2005г № 15-ЗРД «Об Архивном деле

Республики Дагестан»;

— Административным регламентом Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод», утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 28.12.2009 №894 (далее – приказ Минкультуры России № 894);

— Уставом Администрации сельского поселения «село Яраг-Казмаляр»;

— Письмо Управления Правительства РД по делам архивов от 22.03.2010 г № 13-01/58 о порядке исполнения запросов, поступивших из-за рубежа.

1.3. В настоящем регламенте используются следующие термины и определения:

— тематический запрос – запрос о представлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту;

— запрос социально-правового характера – запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан;

— архивная справка – документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

— архивная выписка – документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

— архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

1.3.1. Административный регламент – правовой акт, устанавливающий в целях предоставления муниципальной услуги сроки, последовательность административных процедур, порядок взаимодействия управления с организациями и гражданами при рассмотрении запросов на выдачу архивных выписок, архивных справок и копий архивных документов.

1.3.2. Заявитель — физическое или юридическое лицо, обратившееся за предоставлением муниципальной услуги.

1.3.3. Исполнитель специалист управления, наделенный полномочиями на оказание муниципальной услуги.

1.3.4. Уполномоченный орган — орган Администрации сельского поселения «село Яраг-Казмаляр» в компетенции, которого находится выдача копий архивных документов (архивный отдел).

1.3.5. Руководитель уполномоченного органа – Глава Администрации сельского поселения «село Яраг-Казмаляр».

1.4. При предоставлении муниципальной услуги могут принимать участие в качестве источников получения сведений, необходимых для предоставления муниципальной услуги, следующие органы, учреждения и организации:

— органы местного самоуправления;

— иные уполномоченные органы, учреждения, организации.

1.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется уполномоченным органом бесплатно, неоднократно.

 

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги.

 

2.1. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги

2.1.1. Информация о порядке получения муниципальной услуги предоставляется:

— непосредственно в уполномоченном органе по адресу: 368789 РД, Магарамкентский район, село Яраг-Казмаляр, Администрация сельского поселения «село Яраг-Казмаляр»;

— электронное информирование: адрес электронной почты –                 sp-yarag@mail.ru;

— на официальном сайте Администрации сельского поселения «село Яраг-Казмаляр» — www.yarag-kazmalyar.ru;

— по телефону  — 8 (928) 544-00-80;

— на информационных стендах в месте приема юридических и физических лиц (архивного отдела).

Информация о предоставлении муниципальной услуги должна содержать:

— адрес места приема юридических и физических лиц и график работы;

— краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги;

— перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;

— форму заявления для предоставления муниципальной услуги;

— рекомендации по заполнению формы заявления;

— таблица сроков предоставления услуги в целом и максимальных сроков выполнения отдельных административных процедур;

— основания для предоставления или отказа в предоставлении муниципальной услуги;

— сведения о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги;

иная информация.

2.1.2. При предоставлении муниципальной услуги уполномоченным органом даются консультации по вопросам о:

— процедуре исполнения запросов юридических и физических лиц;

— порядке доступа и ограничениях в доступе к архивной информации;

— возможном месте хранения архивных документов, не поступивших на хранение в архивный отдел.

2.1.3. Консультации (справки) по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляются специалистами уполномоченного органа.

2.1.4. Консультирование получателей муниципальной услуги организуется путем:

— индивидуального консультирования;

— публичного консультирования.

2.1.5. Консультирование проводится в письменной или устной форме.

2.1.6. Индивидуальное устное консультирование осуществляется специалистами уполномоченного органа при обращении получателя муниципальной услуги за консультацией лично либо по телефону.

2.1.7. Индивидуальное письменное консультирование осуществляется при обращении получателя муниципальной’ услуги к специалистам уполномоченного органа о предоставлении муниципальной услуги путем:

— личного вручения;

— направления почтой, в том числе электронной;

— направления по факсу.

2.1.8. Публичное устное консультирование осуществляется с привлечением средств массовой информации (далее — СМИ) — радио, телевидения, а также путем проведения встреч с населением.

2.1.9. Публичное письменное консультирование осуществляется путем публикации (размещения) информационных материалов в печатных СМИ и на Интернет-сайте.

2.1.10. Получателями муниципальной услуги являются юридические и

физические лица.

2.1.11.Консультации (справки) по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляются специалистами уполномоченного органа.

2.2. Требования к составу документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.2.1. Для получения муниципальной услуги заявитель предоставляет письменный запрос (заявление) в адрес уполномоченного органа.

2.2.2. Запрос рассматривается и исполняется при наличии наименования юридического лица (для физических лиц — фамилии, имени и  отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы, хронологии запрашиваемой информации.

2.2.3. В запросе (заявлении) с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения (дата, номер запрашиваемого документа, наименование выдавшей его организации, в случае отсутствии номера и даты документа указывается год поиска архивной информации).

2.2.4. Для получения архивной информации заявителем предъявляется паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

2.2.5. Для физических лиц при получении информации, содержащей персональные данные о третьих лицах, предъявляются доверенности третьих лиц или документы, удостоверяющие право законных представителей .

Интересы юридических лиц могут представлять должностные лица, наделенные такими полномочиями в соответствии с учредительными документами юридического лица, либо лица, обладающие доверенностью.

2.2.6. Все документы представляются заявителями в одном экземпляре. Документы, предъявляемые в копиях, и доверенности физических лиц должны быть нотариально удостоверены.

2.2.7. Форму заявления для предоставления Муниципальной  услуги

(приложение  к настоящему Административному регламенту) и рекомендации по заполнению формы заявления заявитель может также получить дистанционно в региональной государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Дагестан, на официальном Интернет-сайте Администрации сельского поселения «село Яраг-Казмаляр».

2.3. Обязательства уполномоченного органа в отношении графика (режима) работы с получателями муниципальной услуги

2.3.1. Прием получателей муниципальной услуги осуществляется по адресу: 368789 РД, Магарамкентский район, село Яраг-Казмаляр, Администрация сельского поселения «село Яраг-Казмаляр».

2.3.2. В день, предшествующий праздничному, продолжительность рабочего дня сокращается на один час.

2.3.3. График приема юридических и физических лиц Администрацией сельского поселения «село Яраг-Казмаляр» (за исключением нерабочих  праздничных дней и дней, предшествующих им): понедельник- пятница с 8.00 до 17.00,

2.4. Права и обязанности получателя муниципальной услуги в процессе исполнения административной процедуры.

2.4.1. Получатель муниципальной услуги вправе отказаться от получения муниципальной услуги на любой стадии ее предоставления.

2.4.2. Получатель муниципальной услуги обязан:

— предоставить в управление документы в соответствии с перечнем, указанным в подразделе 2.2 Административного регламента;

— соблюдать требования к предоставлению документов в соответствии с подразделом 2.2 Административного регламента.

2.5. Права и обязанности Администрации сельского поселения «село Яраг-Казмаляр» в процессе предоставления муниципальной услуги.

— Администрации сельского поселения «село Яраг-Казмаляр» при предоставлении муниципальной услуги обязан:

— исполнять возложенные на него должностные обязанности в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации, Республики Дагестан и муниципальными правовыми актами;

— соблюдать положения Административного регламента.

2.6. Общий срок предоставления муниципальной услуги.

2.6.1. Муниципальная услуга предоставляется заявителям в течение 15 дней со дня регистрации запроса (заявления).

2.6.2. В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 15 дней с уведомлением об этом заявителя.

2.7. Перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги.

2.7.1. Предоставление муниципальной услуги приостанавливается :

— до предоставления заявителем дополнительных сведений, без которых запрос не может быть исполнен;

— в случае возникновения в архивном отделе чрезвычайной ситуации, препятствующей работе по предоставлению услуги.

2.7.2. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

— отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы;

— отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах.

 

3. Административные процедуры

 

Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

— прием запросов (заявлений) о предоставлении муниципальной услуги;

— регистрация запросов и передача их на исполнение;

— анализ поступивших запросов;

— исполнение запросов;

— регистрация копий архивных документов или писем об отсутствии запрашиваемых сведений в архивном отделе и направление их заявителю.

3.1. Прием запросов (заявлений) о предоставлении муниципальной услуги.

3.1.1. Основанием для начала исполнения муниципальной услуги является поступление запроса (заявления) гражданина или юридического лица в архивный отдел.

3.1.2. Запрос (заявление) может поступить в уполномоченный орган одним из следующих способов:

— при личном обращении;

— почтовым отправлением;

— по электронной почте.

3.1.3. При личном обращении заявителя о предоставлении муниципальной услуги специалист Администрации сельского поселения «село Яраг-Казмаляр», осуществляющий личный прием, устанавливает личность заявителя, изучает содержание запроса (заявления), определяет степень полноты информации, содержащейся в запросе (заявлении) и необходимой для его исполнения, устанавливает полномочия заявителя на получение запрашиваемой информации, предварительно устанавливает наличие архивных документов и информации, необходимых для исполнения запроса. Работник уполномоченного органа, осуществляющий прием запросов, назначает дату получения заявителем запрашиваемой информации. Заявитель в запросе указывает способ получения архивной информации. Максимальный срок приема запроса не более 30 минут.

3.1.4. В день получения электронного обращения (запроса) пользователя на электронный адрес заявителя направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении запроса. Электронное обращение (запрос), распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в порядке, установленном для письменных запросов (заявлений).

3.2. Регистрация запросов и начать работу на исполнение.

3.2.1. Запросы (заявления) регистрируются специалистом  Администрации сельского поселения «село Яраг-Казмаляр» порядке делопроизводства в течение одного дня с момента поступления.

3.2.2.специалист рассматривает заявление. Депутатские запросы, запросы федеральных и республиканских органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов, прокуратуры, правоохранительных органов рассматриваются в день поступления.

Максимальный срок регистрации запроса составляет 3 дня.

3.3. Анализ поступивших запросов.

специалист Администрации сельского поселения «село Яраг-Казмаляр» в течение одного дня осуществляет анализ запросов.

Для запросов (заявлений), принятых при личном обращении заявителей, в случае отсутствия в архивном отделе необходимых документов и информации, определяется их возможное местонахождение.

Для запросов, поступивших по почте, и электронных обращений определяются:

— степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

— полномочия заявителя на получение запрашиваемой информации;

— наличие в архивном отделе архивных документов и информации, необходимых для исполнения запроса;

— в случае отсутствия в архивном отделе необходимых документов и информации — их возможное местонахождение.

3.4. Исполнение запросов.

3. 4.1. По итогам анализа специалист ответственный исполнитель оформляет:

— в течение пяти дней с момента регистрации запроса письмо заявителю о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

— в течение пяти дней с момента регистрации запроса письмо заявителю с мотивированным отказом в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъяснением его дальнейших действий, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3.4.2. В течение пяти дней с момента регистрации запроса, в случае отсутствия в архивном отделе необходимых документов и информации, запрос направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

3.4.3. Исполнитель запроса осуществляет необходимые для его исполнения действия: изучает научно-справочный аппарат и архивные документы, устанавливает необходимые заявителю сведения, производит копирование архивных документов, систематизирует архивную информацию и оформляет ее в установленном порядке. После исполнения электронного запроса заявителю на электронный адрес направляется информация о времени, месте и способе получения документов.

3.4.4. Оформленные в установленном порядке архивную выписку, архивную справку и копии архивных документов или письма об отсутствии запрашиваемых сведений в архивном отделе подписывает и заверяет печатью заведующая. Максимальный срок исполнения запроса с момента регистрации -15 дней.

3.5. Регистрация архивных выписок, архивных справок и копий архивных документов или писем об отсутствии в архивном отделе запрашиваемых сведений и направление их заявителю.

3.5.1. При предоставлении муниципальной услуги по запросу, полученному при личном обращении гражданина или юридического лица, документы направляются заявителю способом, указанным в запросе. Копии архивных документов выдаются лично или высылаются по почте простыми письмами по адресу указанному в заявлении.

3.5.2. Если в ответе на запрос, полученный по почте, не содержатся персональные данные на третьих лиц, документы могут быть направлены заявителю по почте простым письмом по адресу, указанному в запросе. В ином случае документы выдаются заявителю лично при соблюдении пункта 2.2.4 настоящего Административного регламента.

3.5.3. Исполнение запроса (заявления) считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах исполнения.

3.6. Порядок обжалования действий (бездействия) н решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги.

3.6.1. Получатели муниципальной услуги имеют право на обжалование действий (бездействия) должностных лиц в досудебном и судебном порядке.

3.6.2. Получатели муниципальной услуги могут обжаловать действия или бездействие специалиста  Главе администрации сельского поселения «село Яраг-Казмаляр».

3.6.3. Получатели муниципальной услуги имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию) в Администрацию  сельского поселения «село Яраг-Казмаляр».

3.6.4. При обращении получателя муниципальной услуги срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней с момента регистрации такого обращения.

3.6.5. Получатель муниципальной· услуги в своем письменном обращении (жалобе) указывает:

— наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество (при наличии информации), решение, действия (бездействие) которого нарушает права и законные интересы пользователя;

— наименование органа, в которое направляется обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица;

— наименование юридического лица или фамилию, имя и (при наличии) отчество гражданина;

— почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ; изложение сути жалобы;

— дату.

Письменное обращение (жалоба) должно содержать личную подпись должностного лица организации или гражданина.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

3.6.6. По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об удовлетворении требований получателя муниципальной услуги либо об отказе в удовлетворении жалобы.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется получателю муниципальной услуги.

3.6.7. Заявитель вправе обжаловать решение, принятое в ходе предоставления муниципальной услуги, действия (бездействие) специалиста Администрации сельского поселения «село Яраг-Казмаляр» судебном порядке.

3.7 Архивная справка, архивные выписки, архивная копия направляемые за рубеж оформляются на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю, подписывается руководителем, заверяется гербовой печатью, проставляется номер и дата составления.

Президент РФ Глава РД Администрация Магарамкентского района РД Правительство РФ Правительство РД МФЦ-Многофункциональный центр РД оф.сайт РФ для размещения информации о проведении торгов РОИ-Российская общественная инициатива Министерство по национальной политике РД Общественный надзор Дербент-2000 лет Электронное правительство Госуслуги
© 2014 Официальный сайт СП "Яраг-Казмаляр"